MANEJO DE PERSONAL

Principios Generales.

La idea de toda persona que maneje gente será  enseñarle a su personal la forma en que desea las cosas, de tal manera que éste modifique su forma de comportarse y la desempeñe en la forma esperada por nosotros, de tal manera que nos evite el tener que estarle supervisando continuamente su trabajo.

Y para ello debemos tener siempre en mente lo siguiente: cuando atendemos cualquier problema relacionado con el personal:

a) Ser lo más objetivo posible, concentrarse en el asunto, problema o comportamiento y no en la persona.

b) Mantenga la confienza y auestima del trabajador.

c) Mantenga relaciones supervisor-trabajador constructivas.

Reclutamiento.

Los resultados de un Gerente de sucursal, están en proporción directa a la calidad de su equipo de trabajo.

Si todo lo hacen, las personas, ¿Porqué le dedicamos tan poco tiempo al reclutamiento de nuestro personal?.

Debemos hacer el esfuerzo de conseguir al mejor personal posible y para ello necesitamos:

a) Seleccionar las mejores escuelas de la localidad.

b) Hablar con los profesores y preguntar por los alumnos que mejor adecuen al perfil del puesto que estamos buscando.

c) Invitar a los candidatos a las empresa y vendemos la compañia y su desarrollo profesional, no el puesto.

Dedicarle tiempo a buscar el mejor posible, paga rápido, en menores problemas y mayores ventas.

Selección y contratacion de personal.

Considerando que la empresa se mueve por la gente, uno de los principales aspectos que debe cuidarse, es la gente que ingresa a nuestra empresa, ya que nosotros no podremos hacer todo, por lo que siempre necesitaremos de ella.

Si nosotros vamos a trabajar con el empleado todo el tiempo, lo recomendable es que seamos nosotros quienes seleccionemos a nuestro empleado.

El secreto de una buena selección esta en:

Preparamos para la entrevista con tiempo y ello implica que:

a) Conozcamos perfectamente los requerimiento del puesto.

b) Elaboramos anticipamente una lista de 10 preguntas respecto de aspectos técnicos relacionados con el puesto.

c) Entrevistemos a la personal, cuidando de mantener un clima agradable, sin interrupción.

d) No comprometerse, sin antes haber entrevistado a todos los candidatos.

Debemos supervisar muy de cerca a los empleados de nuevo ingreso para que lo más pronto posible podemos detérminar si fue la persona adecuada para el puesto, de contrario tomar la decisión de terminar la relación laboral lo antes posible, antes de que la conozcamos más como persona y se dificulte tomar esa decisión.

En caso de duda, darle gracias al empleado y volver a iniciar el proceso de selección.

Inducción del personal a la empresa.

Todos los trabajadores cuando ingresan a una empresa lo hacen con entusiasmo pero con mucha angustia tambien, por temor a no poder hacer bien su trabajo.

El jefe inmediato debe dedicarle tiempo al empleado para inducirlo, tanto al puesto como a la empresa y para ello se recomienda:

a) En su primer día de trabajo dedicarle lo más del tiempo posible a enseñarle la empresa, presentamos a los jefes, sus compañeros  de trabajos, explicarle las políticas de la empresa, respecto a la forma de checar tarjeta, horario para tomar sus alimentos, etc. Entregarle toda la documentación de la empresa que se tenga disponible (reglamento de trabajo, descripción de puesto, manual de bienvenid, etc).

b) Posteriormente darle una inducción al puesto, lo más detallamente posible, lugar de trabajo, forma de realizarlo, etc.

c) Regresar tres o cuatro días después y platicar con él de todas sus dudas, normalmente el primer día no tiene muchas por que no conoce la empresa, pero posteriormente le irá surgiendo y mejor que reciba una explicación de su jefe inmediato, que de un compañero que no tiene toda la información necesaria.

Enseñanza de una tarea.

 

Nosotros no vamos a poder hacer el trabajo de todo nuestro departamento, siempre vamos a neceitar de personas que nos ayuden y para ello debemos capacitarlas.

Muchas veces no podremos enviar a nuestro personal a cursos a que les enseñen a hacer las cosas, n no existieran cursos como a nosotros realmente no interesan y nos veremos en la necesidad de entrenarlos nosotros mismo.

Tampoco dispondremos de todo el día para enseñarle lo que deseamos, sino de tan solo unos minutos. En esos minutos deberemos a realizarle una tarea del modo que requerimos se haga en el empresa.

Todas nuestras sesiones para la enseñanza de una tarea tendrán la siguiente metodología:

a) Introducción.

    Tiene el propósito de captar el interés, atención, indicar el por que y aclarar cualquier duda de nuestro subordinados.

b) Capacitar en la Tarea.

    - Explicar detallamente lo que hay que hacer.

    - El instructor realizara paso a paso la tarea.

    - El participante explaicará paso a paso la tarea.

    - El participante ejecutara la tarea.

c)  Verificar los puntos críticos.

     Comentar los puntos en que hay que tener especial cuidado para que salgan bien las cosas.

  

Asignación de una tarea.

 

Ya sea trate de tareas involucradas en la descripción de puesto, sean o bien se trate de una tarea que necesita realizarse y que decidimos asignar a determinado empleado, requerimientos de:

a) Estudia bien lo que hay que realizar.

b) Programar una junta con el empleado y pregunte que es lo que esta haciendo actualmente y solicite el trabajo adicional. En éste proceso se debe buscar involucrar al empleado buscando su participación positiva al respecto.

c) Antes de finalizar la reunión, repase con él, resuma los puntos tratados, determine las tareas que va a realizar él y usted y fije una fecha para la entrega del trabajo. 

d) Si es posible antes de la fecha de terminación determinada, verificar el avances, con el objeto de ver efectivamente se entendio lo solocitario, que el empleado no necesita ayuda o para hacer las correcciones necesarias a tiempo.

Revisión de avances o seguimiento.   

 Tan pronto como se llegue a la fecha en que el empleado ofreciço entregar terminado el trabjo, deberá llevarse a cabo la reunión de seguimiento o revisión.

en caso de que el trabajo este terminado con la calidad requerida es el momento de dar un "reconocimiento" al empleado.

Pero si por el contrario, el trabajo no esta terminado o la calidad del mismo no es la solicitada, debera celebrarse una segunda junta de trabajo, bajo el siguiente orden.

a) Prepararse para junta con el empleado, ya que está persona no cumplió lo ofrecido y por lo tanto no esta cumpliendo con el trabajo contratado, lo cual constituye una falta de desempeño.

Estas falta no pueden permitirse ya que perjudican a la empresa, supervisor y empleado.

b) Aún cuando usted ya ha investigado el porque el trabajador no cumplió con el trabajo solicitado, siempre será preferible pedir al empleado su opinión del por que no cumplió con el trabajo solicitado.

c) Establezca nuevamente de común acuerdo con el empleado la forma de llevar a cabo el trabajo, elaboren un plán de trabajo , elaboren un plán de trabajo con las acciones que cada uno llevará a cabo.

d) defina en este momento que no aceptará otro retraso en el trabajo solicitado, que si llega a presentarse, el empleado se hara´acreedor a una acción disciplinaria.

e) Tenga cuidado en terminar la reunión con un "buen sabor de boca" que el empleado salga motivado a hacer el trabajo y convencido.

Reconocimiento 

Una de las mayores necesidades del ser humano es su reconocimiento por un trabajo bien hecho, no neceariamente excelente.

La mayoria de nuestro personal es gente normal que desempeña bien su trabajo, tenemos pocos sobredotados, que no requieren que se les este dando motivación para que desempeñen bien su trabajo.

Es esa mayoría 80% de nuestro personal, la que requiere de atención.

El que busca encuentra, es un dicho popular aplicarse perfectamene a esta situación. Si revisamos el trabajo de nuestro subordinados, no para encontrar un error y llamarles la atención, si no para buscar algo por lo cual felicitarles, siempre podremos encontrar algo.

Normalmente se debe felicitar por la acción.

Deberá tenerse cuidado dos puntos:

a) No elogiar de más, de tal manera que el empleado no nos crea, o lo que es peor, que después de nuestra tercera observación vaya a estar esperando un bono especial.

b) No demeritar el elogio. A muchos jefes les da pena hacerlo y siempre lo tratan de disminuir, por ejemplo: socorro eres muy rápida para hecer tu trabajo, si tan solo fuera un poco  más limpio.

Si el comentario favorable puede ser en su área de trabajo, delante de sus compañeros, mucho mejor.

Problema de comportamiento

¿Cómo determina usted, si tiene un problema de comportamiento con uno de sus empleados?  Cuando Usted se pregunta....¿Qué pasaría si.....?, todo el mundo llegara tarde, todos faltaran los lunes.

Pueden existir comportamiento equivocados graves, que pueden ameritar inmediatamente el despido del trabajador, como pudiera ser una riña interna que altere la disciplina en el lugar de trabajo.

Sin embargo normalmente son problemas de actitud, no de aptitud,  no de aptitud. Aquí es cuando el jefe se pregunta ¿debo castigar a Juan a pesar de ser el empleado más capaz? y el problema se genera por dejar pasar esa "Situación menor", ya que todo el personal se da cuenta, pero no dicen nada, nadie va a pedir que castiguen a un compañero, pero el jefe pierde autoridad moral ante el resto de los empleados.

Por ser una cuestión de principios, el jefe debe tormar esta falta con la misma seriedad y atención, que si tratara de una falta de desempeño en el trabajo cpntratado.

Acciones disciplinaría.

Cuando una persona haa cometido una falta de comportamiento grave, o simplemente no ha podido cumplir con las tareas que se le han encomendado es necesario elaborar una acción disiciplinaría para este empleado.

No hacerlo, deteriora la autoridad del jefe, la disciplinaría de la empresa y afectará negativamente el comportamiento del empleado.

El procesamiento para elaborar la acción disciplinaría es el siguiente:

a) Preparese para la reunión con el empleado, esto significa que ya existe realmente, esto significa que ya existe realmente la confirmación de que el empleado no cumplió con el trabajo contratado, que ya tomó las medidas pertenentes para cubrir la posible ausencia del empleado que ya informó a su jefe inmediato y que tiene su apoyo y consentimiento, etc.

b) Igual que en reuniones similares anyteriores, pregunte antes porque no le ha sido posible cumplir con el trabajo solicitado. Estado a efecto de estar verdamente seguros de que la sanción que vamos a otorgar es correcta.

c) Explique al empleado que fue su comportamiento ó falta de desempeño lo que motivo que se le tuviera que sancionar y proceda a entregarle la carta de advertencia, o suspensión de labores, teniendo de archivar una copia en su expediente personal.

d) Explique al empleado que de continuar con ese comportamiento equivocado usted se verá obligado a incrementar la suspensión o bien a terminar su relación de trabajo. 

e) Regrese al problema de comportamiento ó desempeño que motivo la sanción y defina nuevamente una fecha y plan de trabajo de ambas parte para resolver definitivamente el problema. Ofrezca el apoyo neceario al empleado y reiterele que le tiene la capacidad y confianza para hacerlo.

Lo más importante es cambiar un comportamiento equivoca del trabajador, no realizar un excelente proceso de acción disiciplinaría.

Si ustedes creen que el empleado muestra un real arrepentimiento y deseo de hacer bien las cosas no es necesario a cabo la entrega de la notificación de acción disciplinaría.

Mandame tu opinión a mahatmagaleana@hotmail.com